SESIÓN 4

BLOQUE 2

TUTORÍAS III

Cronograma

Un cronograma (palabra derivada del griego krónos, “tiempo”, y grámma, “letra”) es una representación gráfica, ordenada y esquemática de eventos, generalmente venideros.

El cronograma, por lo tanto, es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.

Es la representación gráfica de un conjunto de tareas, actividades o eventos ordenados en el tiempo.

En el cronograma son definidas y detalladas, paso a paso, cada una de las tareas, así como el tiempo que se debe dedicar a cada una de ellas o el periodo dentro del cual deberían realizarse.

El objetivo del cronograma es el planeamiento y control de un conjunto de tareas o actividades en el tiempo, lo cual además permite maximizar el aprovechamiento del tiempo y aumentar la productividad

Para poder realizar un cronograma siempre se recomienda tener en cuenta consejos tales como contar con un calendario a mano, disponer de todas las tareas que deben componer a aquel, establecer una línea del tiempo básica.

Su representación visual puede darse de muchas formas y estilos, pero usualmente consiste en un conjunto delimitado de espacios que se corresponden con instantes del tiempo: días, horas, etc., y en los que se detalla más o menos algún evento o actividad.

En ocasiones, los cronogramas sirven como adelanto de labores futuras. Pueden ser evaluados como basamento de un proyecto, y en base a ellos determinar la cantidad y/o frecuencia de recursos que se necesitarán para el mismo, ya que esencialmente son herramientas para la gestión del tiempo.

Para elaborar cualquier tipo de proyecto tienes que valorar muchos y variados factores: la determinación de los objetivos, la definición de los recursos y del presupuesto, las tareas a realizar y, por supuesto, la definición de plazos, ese tiempo valioso que se convierte en el factor protagonista en la elaboración de un proyecto de alta calidad. En definitiva: el tiempo es uno de los factores que más importan en la gestión de proyectos; los plazos de entrega son vitales y deben ser cumplidos de manera rigurosa si queremos llegar a los objetivos marcados utilizando y aprovechando al máximo los recursos de los que disponemos.

Cronograma de actividades: fases

Si bien la selección del método es importante en función del tipo de proyecto, lo más importante son los pasos a seguir para la elaboración del cronograma de actividades. Así, tenemos varias fases:

·         Recopilación de la información fundamental. Reunir todos los detalles del proyecto, definir las fechas límites y los obstáculos e incidencias que se puedan presentar en el camino.

·         Definición de tareas. Con la información en la mano, debemos establecer las actividades a realizar para la consecución del proyecto. También deben ser tenidos en cuenta los posibles riesgos asociados a estas actividades.

·         Secuenciación de tareas. Se establece la relación entre las actividades. Las que se pueden realizar de forma simultánea y las que no.

·         Establecimiento de los tiempos y recursos. Estimar el tiempo que necesitaremos para completar cada tarea y los recursos humanos y materiales que se necesitarán para llevarlas a cabo.

·         Distribución de tareas. Se le asignarán las tareas a los respectivos miembros del equipo, que se responsabilizarán de ellas hasta la consecución de las mismas.

·         Por supuesto, una vez que tenemos elaborado el cronograma de actividades, su seguimiento y revisión es fundamental para hacer los ajustes que sean necesarios para conseguir los objetivos planteados

Rol de responsabilidades

Una de las principales tareas a realizar al momento de comenzar a planear un proyecto es la definición de roles, donde se describan sus responsabilidades de cada colaborador.

Es de vital importancia definir claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes de un proyecto. Cuando hay proyectos simultáneos debemos intentar estandarizar dichos roles y responsabilidades, de manera que éstos sean homogéneos en todos los proyectos.

La mayoría de los formatos se encuadra en alguno de los tres tipos siguientes:

• Jerárquico: La estructura tradicional de organigrama puede utilizarse para representar los cargos y las relaciones en un formato gráfico descendente.

• Matricial: Una matriz de asignación de responsabilidades, se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto.

• Tipo de texto: Se utilizan para aquellas responsabilidades de los miembros del equipo que requieran descripciones detalladas, generalmente en forma de resumen.

Por otra parte, algunas asignaciones del proyecto se enumeran en planes subsidiarios para la dirección del proyecto, tales como los planes de riesgo, de calidad o de comunicación. Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequívoco y que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades.

La ventaja que nos proporciona la descripción de roles es tener definida las tareas que van a realizar cada uno de los colaboradores, sin dejar lugar para las ambigüedades sobre las responsabilidades que cada uno tiene.

Los roles en un proyecto son cruciales, deben estar claramente definidos y pueden variar dependiendo del trabajo que tengamos planeado hacer.

En una gestión de proyecto es importante saber identificar cuáles son  los roles, la autoridad y las responsabilidades de cada persona. También es necesario que las responsabilidades y los roles de cada integrante, estén bien informados, claros y bien definidos desde el principio del proyecto, si queremos que esté salga correctamente. Es recomendable revisar la estructura periódicamente, para comprobar que todo funciona como debe. 

Roles en un proyecto

1-Director de Proyecto: El director es el líder, y el encargado de los costes y recursos que se necesitarán. Además se encarga de planificar y programar, es decir, identificar los trabajos que se han de realizar, considerando las dificultades y responsabilidades de cada uno, y los recursos necesarios para ejecutarlos.

Otra de las responsabilidades de las que se encarga el director es la organización y supervisión del proyecto, en otras palabras, realizar su seguimiento y tomar las medidas necesarias cuando aparece un problema, además de atribuir las responsabilidades que tendrá cada empleado.

Otra de las obligaciones que tiene es dirigir y priorizar cada una de las tareas durante todo el proceso. Por eso es importante que se encuentre familiarizado con la organización en donde se desarrolla el proyecto, con conocimientos básicos de dirección y conocer las herramientas necesarias para realizar una exitosa su gestión

2-Equipo de Proyecto: Sus colaboradores dependen del Director de proyecto, y estos son los encargados de los resultados del producto. Este grupo se forma durante la planificación especialmente para realizar este trabajo. Está formado por un conjunto de dos equipos, el equipo principal y el técnico:

El principal, se ocupa de implementar los paquetes de trabajo, además de ayudar al líder a tomar las decisiones, elaborar soluciones y a determinar los progresos que se han hecho. Mientras el técnico es el responsable de encontrar las soluciones más adecuadas para lograr el objetivo fijado. Este grupo se encuentra en el nivel inferior

3-Coordinador: El coordinador es el encargado de aclarar y definir las metas del proyecto. Además, se encarga de generar sinergias en el equipo. Este coordina para conseguir completar los objetivos marcados y aunque no sea el líder, se encarga de delegar, promoviendo la toma de decisiones y encargándose de crear un ambiente agradable de trabajo, en el cual hay respeto. Este equipo se encuentra en el nivel intermedio, junto al director y ejecutivos.

4- Ejecutivo: Es el responsable de este es establecer objetivos y requerimientos, otorgar los encargos, solucionar conflictos inesperados. Básicamente se encarga de lo mismo que el director de proyecto, con la única diferencia que este se ocupa de todos los temas que se le han traspasado al líder, además de poner los recursos necesarios para completar los objetivos.

5-Junta de Proyecto: Es el nivel superior, y su función es dedicarse a la estrategia y control del proyecto, además de tomar las decisiones estratégicas de la empresa. Este grupo prueba las planificaciones, establece prioridades, crea estrategias que se han de seguir, y solucionar problemas imprevistos. Además de ser los encargados de representar el producto.

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